У физического лица-предпринимателя кадровая функция появляется не в день регистрации ФЛП, а когда он становится работодателем. До этого ему не нужна уменьшенная копия кадровой службы общества. Здесь — практическая организация найма у предпринимателя. Общую систему работодателя см. в статье о кадровом учёте, расчёт выплат — в учёте заработной платы.
Когда у ФЛП появляется кадровая функция
Функция начинается с решения допустить человека к работе по трудовому договору. Тогда предприниматель получает обязанности работодателя по Кодексу законов о труде: оформить отношения, учитывать время, предоставлять отпуска, фиксировать изменения и увольнение. Регистрация ФЛП, касса или бухгалтерская программа сами по себе кадров не создают.
Если предприниматель работает один и не допускает других людей как работников, обслуживать нечего. Другая картина — регулярные выплаты исполнителям по гражданско-правовым договорам: это уже не трудовой контур, хотя данные для расчётов всё равно нужны. Эти пакеты лучше не складывать в одну папку «люди».
ФЛП без работников и ФЛП-работодатель
ФЛП без наёмных работников ведёт деятельность и налоговые записи по выбранной системе. Кадровые приказы, табель и личные дела «на всякий случай» ему не нужны. Копировать номенклатуру общества в такой ситуации — значит создать архив без смысла.
ФЛП-работодатель заключает трудовые договоры от своего имени, уведомляет налоговый орган до допуска, ведёт время и передаёт данные для начисления. Внутренних журналов может быть меньше, чем у среднего общества, но цепочка та же: событие → документ → запись → расчёт. Не существует ни «облегчённого трудового кодекса для ФЛП», ни обязанности предпринимателя держать все формы крупной компании.
Подготовка к оформлению первого работника
Первый работник ломает привычку держать всё в голове. До оформления стоит определить функцию, режим, место, условия оплаты и кто подписывает документы от имени ФЛП. Нужен канал, чтобы получить идентификационные данные и успеть отправить уведомление в ГНС до первого дня.
Отдельно решите, где будет архив: не в личной переписке и не в общей папке с накладными поставщиков. Даже одно личное дело — персональные данные. Закон о защите персональных данных не делает исключения лишь потому, что работодатель — предприниматель.
Трудовой договор и допуск к работе
Допуск у ФЛП оформляют как у любого работодателя: трудовой договор и приказ либо иное распоряжение о приёме. Условия должны быть ясны до начала обязанностей. Устная договорённость «посмотрим первый месяц» не заменяет оформление и почти всегда даёт спор о дате, режиме и оплате.
Подпись в договоре не закрывает следующие шаги. Человека не стоит ставить в смену, пока нет внутреннего решения о приёме и подтверждения, что внешнее уведомление отправлено. Иначе первый день уже создаёт разрыв.
Уведомление органа до начала работы
Постановление Кабинета Министров № 413 обязывает работодателя — в том числе физическое лицо, использующее наёмный труд, — уведомить территориальный орган Государственной налоговой службы до начала работы сотрудника. Это отдельное действие, его не заменяет приказ в ящике.
Сообщение подают до допуска, в том числе в электронной форме с квалифицированной электронной подписью. Актуальный сервис и формат смотрите в официальных ресурсах ГНС на дату события. Номера электронных форм и клики кабинета здесь не публикуются. Квитанцию или иное подтверждение отправки храните вместе с договором.
Рабочее время, отпуска, изменения и увольнение
Когда появляется второй и третий человек, память владельца перестаёт быть табелем. Нужен простой учёт присутствия, отпусков и больничных — в журнале или программе, из которой период можно отдать в расчёт. Форма может быть короткой. Запись должна появиться в месяце события, а не после выплаты.
Смена режима или обязанностей у ФЛП часто звучит устно: «теперь ты на точке». Без письменного следа расчёт остаётся на старых условиях. Увольнение тоже закрывают датой, основанием и передачей в оплату, иначе предприниматель считает человека «ещё в команде», а регистры — нет.
Передача данных для расчёта зарплаты
В малом бизнесе кадры и зарплату часто ведёт один человек. Это удобно, пока не смешиваются два пакета. Кадровый: кто работал, на каких условиях, какие события были. Расчётный: начисления, удержания, сумма к выплате, отражение в учёте. Фраза «выплати как всегда» опоры не даёт.
Перед закрытием месяца ФЛП-работодателю стоит передать дату допуска новых людей, изменения условий, табель или его замену, отпуска и больничные, сведения об увольнении. Как из этого собирается выплата, см. учёт заработной платы. Ставки и календарь отчётности в этом тексте не приводятся.
Работник и исполнитель по гражданскому договору
Предприниматели работают и с работниками, и с исполнителями по гражданско-правовым договорам. Название файла само по себе характер отношений не определяет. Смотрят содержание: есть ли подчинение внутреннему распорядку, определённое место и режим, оплачивается ли процесс труда или измеримый результат.
Категоричный вывод «этот договор точно трудовой» или «точно гражданский» без фактов статья не делает. Если человек ежедневно выполняет одну функцию под руководством ФЛП, оформление только актом создаёт риск переквалификации — его оценивают по совокупности признаков. Кадровый контур ведут для трудовых отношений. Гражданские договоры держат отдельно, со своими актами и расчётами.
Что проверить, когда команда растёт
Рост с одного человека до нескольких меняет не только объём бумаги. Появляются сменные графики, замещения, разные условия оплаты, пересекающиеся отпуска. Стоит проверить, не живёт ли история в мессенджере, есть ли подтверждения уведомлений в ГНС на каждого допущенного и может ли другой человек закрыть месяц без владельца.
Отдельно посмотрите, не смешаны ли в одной таблице работники и исполнители и не начал ли бухгалтер сам придумывать кадровые факты, потому что ФЛП передаёт только суммы. На этом этапе часто нужна консультация или регулярный контур бухгалтера для ФЛП — как сопровождение, а не как замена кадровых решений владельца.
Чек-лист ФЛП-работодателя
Ориентир для предпринимателя, который нанимает людей. Это не универсальный обязательный пакет.
Таблицу можно прокручивать горизонтально
| Шаг | Зачем именно ФЛП | Признак, что шаг сделан |
|---|---|---|
| Отделить «работаю сам» от «есть наёмные» | Не строить кадровую службу заранее | Есть список допущенных к работе |
| Описать функцию, режим и оплату первого работника | Чтобы договор не писался в день выхода | Условия понятны до допуска |
| Заключить трудовой договор и внутреннее решение | ФЛП подписывает как работодатель от своего имени | Есть дата начала и подписи |
| Уведомить территориальный орган ГНС до начала работы | Требование касается и предпринимателя-работодателя | Есть подтверждение отправки |
| Завести простой учёт времени и событий | Память владельца не масштабируется | Период можно отдать в расчёт |
| Отдельно держать гражданские договоры | Название договора не заменяет содержание отношений | Разные папки и разные основания выплат |
Рамку для любого работодателя см. в общем кадровом учёте. Если вопрос уже в начислении — в учёте заработной платы. Материал информационный и не заменяет проверку ваших договоров.
